Interpelacja nr 9387
Interpelacja nr 9387
do prezesa Rady Ministrów
w sprawie archiwów wyodrębnionych w najwyższych instytucjach państwowych
Szanowny Panie Premierze! Obecnie w Archiwum Akt Nowych trwają prace nad wyodrębnieniem archiwum Kancelarii Prezesa Rady Ministrów w zakresie zasobu powstałego po 30 grudnia 1989 r.
Na podstawie art. 32 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. archiwa wyodrębnione powinny przekazać do Archiwum Akt Nowych materiały archiwalne znajdujące się w ich zasobie, nie później niż po upływie 50 lat od daty ich utworzenia, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli, natomiast archiwum Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (w myśl przygotowywanego aktu prawnego) materiały archiwalne wytworzone do 30 grudnia 1989 r. Niestety w praktyce Archiwum Akt Nowych pozbawione jest wszelkiego nadzoru nad archiwami wyodrębnionymi. Przekazywanie materiałów archiwalnych do AAN jest sporadyczne, a selekcja tych materiałów zależy od dobrej woli przełożonych archiwów wyodrębnionych.
W związku z powyższym prosimy o odpowiedź na pytania:
1. Dlaczego przekazywanie materiałów do AAN nie jest systematyczne, skoro wymaga tego ww. ustawa?
2. Czym spowodowany jest brak realnego nadzoru nad archiwami wyodrębnionymi przez AAN?
3. W jakim celu Kancelaria Prezesa Rady Ministrów dąży do wyodrębnienia własnego archiwum?
Z poważaniem
Posłowie Paweł Kowal
i Jan Ołdakowski
Warszawa, dnia 6 kwietnia 2009 r.
Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego - z upoważnienia prezesa Rady Ministrów -
na interpelację nr 9387
w sprawie archiwów wyodrębnionych w najwyższych instytucjach państwowych
Szanowny Panie Marszałku! W odpowiedzi na interpelację posłów Pawła Kowala i Jana Ołdakowskiego, przesłaną 5 maja 2009 r. (SPS-023-9387/09) na ręce prezesa Rady Ministrów pana Donalda Tuska, w sprawie archiwów wyodrębnionych w najwyższych instytucjach państwowych, uprzejmie proszę Pana Marszałka o przyjęcie następujących informacji.
Archiwum zakładowe KPRM uzyskało status archiwum wyodrębnionego na mocy ustawy z dnia 9 stycznia 2009 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 39, poz. 307). Cytowaną ustawą ustalono, iż zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów stanowią materiały archiwalne prezesa Rady Ministrów, Rady Ministrów oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, powstałe i powstające w toku ich działalności, a także zasób historyczny Rady Ministrów. W ten sposób zasobem archiwalnym tego archiwum stały się materiały archiwalne powstałe w toku działalności Rady Ministrów i prezesa Rady Ministrów po dniu 30 grudnia 1989 r., zasób archiwalny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zasób archiwalny archiwum wyodrębnionego prezesa Rady Ministrów - w zakresie zadań związanych z obronnością i bezpieczeństwem państwa.
Do czasu wejścia w życie cytowanej ustawy archiwum Rady Ministrów, mając status archiwum zakładowego, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.), zwanej dalej ˝ustawą archiwalną˝, znajdowało się pod nadzorem Archiwum Akt Nowych w Warszawie i było zobowiązane do przekazywania materiałów archiwalnych do tego archiwum. Zgodnie z cytowaną wyżej nowelizacją ustawy archiwalnej z 2009 r. materiały archiwalne, które powstały przed 30 grudnia 1989 r. w wyniku działalności Rady Ministrów, prezesa Rady Ministrów oraz URM, będą sukcesywnie przekazywane do Archiwum Akt Nowych.
Odpowiadając na poszczególne pytania, uprzejmie wyjaśniam:
Ad 1. Do czasu wyodrębnienia archiwum Rady Ministrów to Archiwum Akt Nowych sprawowało nadzór archiwalny nad archiwum Kancelarii Prezesa Rady Ministrów i jego poprzednikami, w tym systematycznie przeprowadzało kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi, z których sporządzało protokoły kontroli i wydawało zalecenia pokontrolne (ostatnia kontrola została przeprowadzona w dniu 9 września 2008 r., a wcześniejsze: 18 grudnia 2000 r. i 14 września 2005 r.), oraz wydawało zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, a także przejmowało materiały archiwalne na podstawie § 10 ust. 1 i § 11 rozporządzenia ministra kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), tj. nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia lub w związku z ustaniem działalności jednostki organizacyjnej.
Archiwum Akt Nowych z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (wcześniej Urzędu Rady Ministrów) od początku lat dziewięćdziesiątych, kontynuując wcześniejsze działania, przejęło następujące materiały archiwalne powstałe do końca grudnia 1989 r.:
1) w 1990 r. akta URM (Ośrodka Szkoleniowego) z lat 1953-1972 w ilości 123 j.a., czyli 1,30 m.b. (nr księgi nabytków - 2856),
2) w 1994 r. akta URM z lat 1950-1951 w ilości 1 j.a., tj. 0,01 m.b. (nr księgi nab. - 3027),
3) w 1997 r. akta URM z lat 1953-1989 w ilości 1784 j.a., tj. 50 m.b. (nr księgi nab. - 3178),
4) w 2000 r. akta URM z lat 1952-1981 w ilości 20 j.a., tj. 0,50 m.b. (nr księgi nab. - 3397),
5) w 2005 r. akta odtajnione URM z lat 1951-1990 w ilości 4684 j.a., tj. 34,90 m.b. (nr księgi nab. - 3857, 3872, 3873, 3880, 3884, 3885, 3887),
6) w 2007 r. akta niejawne URM z lat 1949-1998 w ilości 495 j.a., tj. 9,20 m.b. (nr księgi nab. - 4116).
Łącznie przejęto prawie 96 m.b. dokumentacji. Do przejęcia pozostało jeszcze ok. 580 m.b. akt byłego Urzędu Rady Ministrów.
W ostatnich latach - jak widać - nastąpiło widoczne przyspieszenie procesu przekazywania materiałów archiwalnych przez KPRM, ponieważ zdynamizowano proces odpowiedniego ich przygotowania do przejęcia.
W wyniku kontroli Archiwum Akt Jawnych KPRM, przeprowadzonej przez AAN w dniu 9 września 2008 r., dyrektor AAN wydał zalecenia, którymi zobowiązał KPRM do przekazania pozostałych materiałów archiwalnych URM. W dniu 15 października 2008 r. odbyło się spotkanie dyrektora generalnego KPRM z dyrektorem i pracownikami Oddziału Kształtowania Narastającego Zasobu AAN w sprawie realizacji zaleceń pokontrolnych, w szczególności zaś przekazania materiałów archiwalnych. Ponadto AAN w piśmie z dnia 12 stycznia 2009 r. przypomniało o niezwłocznym przekazaniu do AAN wszystkich materiałów archiwalnych URM będących w posiadaniu KPRM. W wyniku tych działań Archiwum Akt Jawnych KPRM obecnie przygotowuje do przekazania ww. materiały archiwalne. W związku z tym w dniu 13 lutego 2009 r. AAN przeprowadziło doraźną ekspertyzę tych materiałów oraz udzieliło kilku konsultacji niezbędnych do prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania przygotowywanych akt.
W przypadku innych archiwów wyodrębnionych ustawa archiwalna (a w szczególności art. 32) nie wyposażyła Archiwum Akt Nowych w skuteczne instrumenty oddziaływania na te archiwa w aspekcie przekazywania przez nie posiadanych materiałów archiwalnych po upływie 50 lat od daty ich wytworzenia. W dużej mierze inicjatywa przekazania leży po stronie organów odpowiedzialnych za te archiwa. Niemniej jednak w ostatnich latach udało się AAN przejąć pewne ilości materiałów z Kancelarii Prezydenta RP, Instytutu Pamięci Narodowej i Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Ad 2. Przepisy ustawy archiwalnej w sposób szczególny sytuują archiwa wyodrębnione, w konsekwencji czego zostały one wyłączone spod regularnie prowadzonego nadzoru ze strony właściwego archiwum centralnego, tj. Archiwum Akt Nowych.
Archiwa wyodrębnione wchodzą do państwowej sieci archiwalnej (art. 22 i 23 ustawy archiwalnej), która prowadzi działalność archiwalną obejmującą gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej, ale w konsekwencji wyodrębnienia prowadzą sprawy archiwalne nie na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów, wydanych z delegacji art. 5 ust. 2 i 2c, lecz na podstawie zarządzeń wydawanych przez właściwe organy wskazane w ustawie, zgodnie z delegacją z art. 5 ust. 3 ustawy archiwalnej. W delegacji tej organy prowadzące archiwa wyodrębnione m.in. otrzymały prawo do ustalenia zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także zasad i trybu brakowania innej dokumentacji oraz określenia wymagań technicznych, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.
W art. 28 pkt 4 ustawy archiwalnej został określony jednoznacznie zakres podmiotowy wykonywania kontroli przez archiwa państwowe. Na podstawie tego przepisu przeprowadzają one kontrole postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych, w składnicach akt oraz w jednostkach organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym, ale nie otrzymały takich uprawnień w odniesieniu do archiwów wyodrębnionych. Ponadto art. 19 ustawy archiwalnej wskazuje organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych w zakresie określonym przepisami ustawy.
Przepisy ustawy archiwalnej jednoznacznie wskazują, że brak jest podstaw prawnych do wykonywania przez archiwa państwowe i naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych jakiegokolwiek nadzoru nad archiwami wyodrębnionymi, a szerzej, nad procesem postępowania z dokumentacją.
Ad 3. Z inicjatywą zmiany statusu archiwum KPRM z archiwum zakładowego na archiwum wyodrębnione wystąpiła w 2008 r. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. W uzasadnieniu do projektu ustawy podano, iż podstawowym argumentem za nadaniem statusu archiwum wyodrębnionego KPRM było porównanie charakteru i zakresu materiałów archiwalnych gromadzonych i przechowywanych w archiwum Sejmu, Senatu i prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (które to archiwa mają status archiwów wyodrębnionych) z materiałami archiwalnymi Rady Ministrów. Materiały wytworzone przez Radę Ministrów, prezesa Rady Ministrów, a także KPRM mają taki charakter jak te, które powstają w wyżej wymienionych organach i jednostkach je obsługujących.
Takie rozwiązanie zdaniem KPRM pozwoli na równorzędne traktowanie tych archiwów i udostępnianie materiałów archiwalnych w trybie i na zasadach przewidzianych dla archiwów wyodrębnionych.
Projekt ustawy uzyskał akceptację wszystkich uczestników procesu legislacyjnego.
Mam nadzieję, że Panowie Posłowie uznają powyższe wyjaśnienia za wystarczające.
Pozostaję z szacunkiem
Podsekretarz stanu
Tomasz Merta
Warszawa, dnia 25 maja 2009 r.
Poprzednia strona:
Interpelacja nr 7690
Następna: Interpelacja nr 9388
